Technische regels
voor E-mail mailing lists

---

Houdt rekening met uw mede-abonnees

De abonnees van een E-mail mailing list gebruiken allerlei verschillende computers en programma's. U mag er dus nooit van uit gaan dat alle abonnees dezelfde mogelijkheden hebben als u.
Tenzij duidelijk anders aangegeven of gevraagd wordt, stuurt u alleen 'platte tekst' (plain text, DOS-tekst, ASCII) naar een mailing list.
Verder is ook de 'vormgeving' belangrijk. Daarmee verzekert u dat anderen een bericht makkelijk kunnen beantwoorden, doorsturen of printen.

Waar op te letten?

• Accentletters gebruikt u op eigen risico, bij vele abonnees zal dat rare, onbegrijpelijke tekens opleveren, liever niet dus.

• Een extra HTML-versie van uw bericht meesturen is voor veel abonnees pure ballast: Het bericht is ruim twee maal groter dan nodig is en hun mailprogramma snapt er niets van: De HTML-versie levert een onleesbaar scherm vol kale HTML-codes op. Stuur dus al regel geen HTML kopie mee naar mailing lists.

• Een attachment (aanhangsel) maakt een bericht vaak erg groot, wat bezitters van langzame modems op hoge kosten jaagt. En vaak kunnen de ontvangers er niets mee. Er zijn verschillende standaards voor attachments en de ontvanger moet maar net het juiste 'uitpak-programma' in huis hebben. Bovendien moet de ontvanger ook het zelfde programma hebben als waar u het attachment mee maakte. Echt, er zijn hele volksstammen die bijvoorbeeld geen Microsoft Word gebruiken.
  Belangrijk is ook dat het attachment één van de belangrijkste verspreiders van virussen is. Een attachment kan immers met virussen besmette programma's en macro's bevatten. Een attachment moet daarom altijd eerst opgeslagen worden, vervolgens gescand worden op virussen en kan pas daarna (indien 'schoon bevonden') geopend worden. Een gewone E-mail, bestaande uit alleen tekst, kan simpleweg geen virus bevatten. (Begin 2000 verscheen de tot nu toe enige uitzondering, een virus dat gebruik maakt van een veiligheidslek in Microsoft Outlook).
  Kortom, een attachment werkt vaak averechts: u bereikt minder mensen en de mensen die er wel iets mee kunnen bezorgd u een boel extra werk. Het sturen van ongevraagde attachments vindt men vaak onbeleefd en steeds meer mensen wissen zo'n attachment zonder het te openen.

• Zorg dat de regellengte in uw berichten niet te groot is. Veel mensen lezen hun E-mail op een eenvoudig tekst-scherm, waarbij er niet meer dan 80 tekens op een regel passen. Als de regels van uw bericht langer zijn, past dat domweg niet op het scherm. Sommige programma's breken de regels dan af, maar dan komt de tekst vol te staan met regels van een paar woorden. Het resultaat is een slecht leesbaar bericht en het beantwoorden of doorsturen van zo'n bericht is geen aantrekkelijk klusje.
  Vervelend is ook dat het uitprinten van zo'n slecht vormgegeven bericht een boel papierverspilling veroorzaakt.

  Een regellengte van zo'n 75 tekens is optimaal. Dat geeft ook voldoende 'reserve' als iemand uw bericht beantwoordt en stukken tekst uit uw bericht 'quote' (aanhaalt). Dan komt er immers nog een '>' teken voor elke regel bij.
  Bij elk goed E-mail programma is de regellengte vast in te stellen. Zodra u een regellengte ingesteld heeft, kunt u beter ook een niet-proportioneel lettertype instellen voor uw berichtenscherm (zoals Courier of Courier New). Een proportionele letter (bijv. Arial) heeft n.l. geen vaste breedte, waardoor de lengte van regels op uw scherm erg verschillend wordt.

• Tot slot iets over het doorsturen van berichten (forwarden). Zorg altijd dat duidelijk is wie het oorspronkelijke bericht verstuurde, door de kop ('header') bovenaan met afzender, onderwerp en datum te laten staan. Men kan dan die persoon een reactie sturen. Maar haal wel de oorspronkelijk geadresseerden weg (het 'Aan:' of 'To:' veld van het oorspronkelijke bericht), vooral als dit een hele lijst E-mail adressen is. Zo'n adreslijstje wordt n.l. vaak misbruikt door anderen om zelf berichten heen te sturen. En door het meesturen van de adressenlijst wordt er ook overbodige informatie 'rondgepompt', wat gewoon geldverspilling is.
  Vanzelfsprekend stuurt u niet zomaar privé-corespondentie door naar een mailing list. Dat komt er n.l. op neer dat u deze correspondentie openbaar maakt, publiceert. En dat doe je niet zomaar zonder toestemming.

  Als u een bericht doorstuurt, doe dat bij voorkeur ook zonder het hele bericht te quoten (aanhalen met '>' tekens voor elke regel). Dat is n.l. verwarrend: quoten is bedoeld om aan te geven dat u iets beantwoordt. Daarvan is geen sprake als u het bericht alleen maar doorstuurt. En als iemand de tekst verder wil gebruiken (bijvoorbeeld om er een web-pagina van te maken), dan moet hij of zij eerst alle '>' tekens verwijderen.
  Gebruikers van Microsoft Outlook moeten hier speciaal op letten. In Outlook staat het quoten namelijk standaard aan. Dit moet dus permanent uit gezet worden.

  Belangrijk is ook bij doorsturen op de regellengte te letten. Is het oorspronkelijke bericht breder dan zo'n 75 tekens? Dan zult u het bericht even opnieuw moeten 'vormgeven', om te voorkomen dat de mailing list software en/of de E-mail programma's van de ontvangers de regels gaan afbreken. Dat heeft immers weer tot gevolg dat er regels van enkele woorden ontstaan, met alle nadelen die hier boven (zie 'regellengte') omschreven zijn.

Voor meer over E-mail mailing lists: zie het menu.

 
Boyd Noorda

© 14 maart 2001 Socia Media, Den Haag.
Gebruik of overname van deze tekst is alleen mogelijk na schriftelijke toestemming.
Een link maken naar deze pagina mag uiteraard wel.

---

menu | dDH