[Menu] [dDH]

Alles over HTML, attachments en 'platte tekst' (plain text, ASCII)

Bij het sturen van E-mail is het altijd de taak van de afzender om te zorgen dat de ontvangers het bericht direct en zonder poespas kunnen lezen.
HTML pagina's en attachments (zoals Word bestanden) meesturen doet u in principe alleen bij 'prive E-mail' van persoon naar persoon. Bovendien doet u dat alleen als u zeker weet dat de ander dat op prijs stelt en/of het 'oorspronkelijke' bestand nodig heeft, bijvoorbeeld een artikel dat de ontvanger wil gaan bewerken.
Naar een E-mail mailing list sturen we in principe alleen 'platte tekst' (c.q. plain text, Dos-tekst of ASCII), die iedereen direct kan lezen.

HTML in een E-mail bericht: dubbelop

Soms heeft u het niet eens in de gaten: Uw E-mail programma stuurt van elk bericht ook een HTML-versie mee (dezelfde tekst, maar dan als een opgemaakte webpagina). Bij veel programma's (o.a. Microsoft Outlook) staat deze optie standaard op 'aan'. HTML E-mail is een onzalig idee geweest van Microsoft, zonder werkelijk praktisch nut: Een webpagina versturen via E-mail kon altijd al, maar dat deed je alleen als dat werkelijk nut heeft.
Heel irritant: elk bericht dat u verzendt wordt vele malen groter dan nodig. Dat betekent automatisch ook: extra Internet-verkeer, extra energieverbruik en extra kosten voor verzender en ontvanger.
 
Misschien gebruikt u bewust allerelei opmaak-opties bij uw E-mail (vet, lettertypen, kleuren e.d.) en stuurt u dus bewust HTML E-mail. Dat brengt u nog verder van huis: Niet alle E-mail programma's kunnen webpagina's laten zien. (Daarvoor heeft zo'n programma feitelijk een ingebouwde webbrowser nodig). En veel mensen bekijken hun E-mail bewust alleen als platte tekst, o.a. om virusbesmetting via HTML te voorkomen. Vaak gaat uw E-mail er als platte tekst heel vreemd uit zien, met veel lege regels, te lange regels en onbegrijpelijke codes. Moeilijk leesbaar dus en u bereikt juist minder mensen dan met een gewone platte tekst.
Kortom: Zet de HTML-optie in uw E-mail programma uit. Zeker als u een bericht naar een E-mail mailing list stuurt en beter nog: altijd uit.

Wat zijn attachments?

Attachments zijn geen 'ingepakte/verkleinde' bestanden zoals een 'ZIP' bestand. In tegendeel, een attachment is een 'verpakt bestand' en is altijd een stuk groter dan het oorspronkelijke bestand.

Wat is het geval? E-mail kan per definitie alleen uit 'ASCII' bestaan (c.q. 'platte tekst' of 'plain text'). ASCII tekens zijn alle letters op het toetsenbord, plus nog wat soorten streepjes en symbooltjes, in totaal 127 tekens. ASCII is de enige bestand-soort die uitgewisseld kan worden tussen alle soorten en maten computers en programma's. Vandaar dat E-mail berichten (die altijd via verschillende computers doorgezonden worden) uit ASCII moet bestaan. Met de komst van nieuwe standaarden verandert dit langzaam, zo kun je vaak al 'Rich Text' (met accentletters, vet, e.d.) gebruiken, maar dat zal nog steeds bij veel mensen vreemde tekens opleveren.

Alle niet-ASCII bestanden (zoals Word- of WP-bestanden, programma's, plaatjes of geluid) kunnen dus niet zomaar als E-mail verzonden worden. De code waaruit deze bestanden bestaan, bevat veel meer soorten tekens dan een ASCII bestand. Om deze bestanden nu toch als E-mail te kunnen verzenden, wordt de complexe code van deze bestanden 'beschreven' in gewone ASCII letters en tekens. En als je iets ingewikkelds moet beschrijven in een eenvoudig taaltje (ASCII), dan wordt dat een lange beschrijving. Grote bestanden dus.
Dat 'beschrijven' gebeurt door speciale (encode) programma's. Voor die beschrijvingen zelf zijn natuurlijk weer meerdere 'standaards'. Veel moderne E-mail programma's kunnen gelukkig met meerdere standaards uit de voeten en een bestand weer uitpakken (decoderen).
Als u echter attachments wilt sturen naar mensen met oude (DOS) PC's of Apple computers, dan kunt u beter eerst informeren naar de juiste standaard.

Dus niet op E-mail mailing lists

Attachments worden alleen gebruikt als het essentieel is dat de ontvanger het oorspronkelijke bestand ongewijzigd in handen krijgt. Voorbeeld: een fotograaf die een digitale foto naar de drukker stuurt.

Op normale mailing lists gaat het niet om het delen/verspreiden van oorspronkelijke bestanden. Hier bieden we elkaar informatie aan, in een vorm die iedereen direct kan lezen. ASCII dus en geen attachments, zolang dat niet uitdrukkelijk afgesproken is of gevraagd wordt.

Onbeleefd, lastig en 'verdacht'

Het rondsturen van attachments is ook niet effectief. Sommige mensen denken dat het 'service' is een Word bestand rond te sturen, maar u bereikt juist minder mensen dan met een 'gewone' E-mail. Steeds meer mensen ervaren het als onbeleefd als iemand hen een ongevraagd attachment stuurt. Het is niet alleen lastig en kostenverhogend voor de ontvanger, attachments zijn ook een belangrijke bron van virussen. Je kunt ze eigenlijk alleen veilig openen na een grondige virus-scan. Voor steeds meer mensen zijn dat redenen genoeg om een ongevraagd attachment direct te wissen.

Om iets te kunnen aanvangen met een attachment moet de ontvanger:

  1. beschikken over het juiste 'uitpakprogramma' voor uw attachment (zoals gezegd, er zijn verschillende 'standaarden')
  2. beschikken over een goede, recente virus-scanner, om vervolgens te controleren of het onbekende bestand wel veilig is
  3. beschikken over het zelfde programma als u, om het attachment uberhaupt te kunnen inlezen en bekijken of beluisteren.
U denkt wellicht "maar zelf heb ik toch weinig problemen". Inderdaad, als u werkt met Windows en Word gaat het vaak goed. Maar steeds meer mensen gebruiken geen Windows of geen Word en dat mag u natuurlijk ook nooit van een ander verwachten of veronderstellen.
Veel E-mail programma's doen het uitpakken en openen van attachments automatisch of met een paar muisklikken. Daarin schuilt ook een gevaar. Dat het automatisch werkt, betekent nog niet dat de bestanden virusvrij zijn! Het scannen op virussen blijft nodig en dat moeten veel mensen nog met de hand doen. De meeste virussen worden juist geschreven om de veel gebruikte programma's voor E-mail en attachments (Microsoft Outlook/Word/Office) te besmetten. U zult niet de eerste zijn die ongemerkt en ongewild honderden of duizenden mensen besmet via een mailing list. Ook dat voorkomt u door E-mail als platte tekst te sturen: Zelfs al is uw PC zo besmet dat de pus uit de luidsprekertjes loopt, via platte tekst E-mail kunt u zelf niemand besmetten.
Kortom: Het is uw eigen belang geen attachments te gebruiken. Met een attachment bereikt u gewoon minder mensen: sommige mensen kunnen er niets mee en veel mensen willen er geen tijd aan verspillen en vinden u onbeleefd.

Attachment als 'bom'

Mensen met een snelle Internet verbinding hebben vaak niet in de gaten hoe groot attachments kunnen zijn. Zelfs de grootte van een 'eenvoudig' bestand (een rapportje met wat afbeeldingen, als Word- of WP-bestand) kan al snel een paar megabyte groot zijn. Rampzalig voor een E-mail mailing list.
Bedenk dat een attachment altijd groter is dan het originele bestand. Een E-mail van een megabyte of wat 'overpiepen' met een snelle verbinding is voor een enkele verzender en ontvanger niet zo'n probleem. Maar een zo groot bestand kan een 'bom' worden als het naar een mailing list gaat.
Wanneer er een paar honderd abonnees zijn, wordt zo'n attachment een langzaam exploderende 'bom', die de mail-computer urenlang verstopt. Wie regelmatig zo'n 'foutje' maakt, loopt goede kans door z'n provider afgesloten te worden.

Ook gebruikers met langzame modems zien hun communicatie soms volledig geblokkeerd door grote attachments: In plaats van een paar minuten downloaden voor de dagelijkse (mogelijk dringende) E-mail, blijft het modem nu uren downloaden en blokkeert ook nog eens de telefoonlijn.

Bestanden sturen ZONDER gebruik van attachments

De simpelste manier om een tekst NIET als attachment te versturen is het gewoon in uw E-mail programma in te typen. Het scherm waar u een E-mail mee maakt heeft meestal een prima 'tekstverwerkertje' aan boord die ook netjes kan antwoorden en u kunt automatisch geen dingen doen die niet mogen in E-mail berichten. De simpele en snelle manier om te E-mailen.

Als u een bestaande tekst wilt versturen, zoals een Word bestand, moet u de tekst kopieëren en plakken. In Windows werkt dat zo:

  1. Open het bestand met het bijbehorend programma (bijv. Word)
  2. Selecteer het gewenste tekstblok (bijv. met de muis: van linksboven naar rechtsonder slepen met ingedrukte linkerknop)
  3. Kopieer dit (nu blauwe) tekstblok naar het 'clipboard/klembord' (3 mogelijkheden: 'Edit/Copy' klikken boven in het scherm, 'CTRL+C' of 'CTRL+Insert' toetsen)
  4. Ga naar uw E-mail programma, vul adres en onderwerp in
  5. Zet de cursor waar u de tekst wilt hebben en met 'paste/plakken' roept u het tekstblok weer op (3 mogelijkheden: 'Edit/Paste' klikken boven in het scherm, 'CTRL+V' of 'Shift+Insert' toetsen)
  6. Eventueel de tekst aanvullen en versturen
Desgewenst kunt u een tekst dus schrijven in uw favoriete tekstverwerker en dan 'overplanten' naar uw bericht.
Let wel even op dat 'rich text' uit staat in uw E-mail programma, anders komen eventuele lettertypen, koppen e.d. ook in uw bericht terecht. Eventuele accentletters kun u het best vervangen door de 'kale' versie (voorbeeld: ë wordt e).

U kunt ook voorkomen dat uw tekst nog koppen e.d. bevat via een wat omslachtiger manier:

  1. Open het bestand met het bijbehorend programma (bijv. Word)
  2. Sla het vervolgen weer op via de optie 'Save As' of 'Bewaar als' en kies dan de optie 'Plain Text/platte tekst (*.txt)' of 'DOS tekst'. Het bestand krijgt nu het achtervoegsel '.txt'.
  3. Dit nieuwe bestand bevat nu alleen platte tekst en kunt u bij verschillende E-mail programma's direct inlezen in uw bericht.
  4. Kan uw E-mail programma geen bestanden inlezen in uw bericht? Open het bestand dan met 'Notepad' of 'Kladblok' (Als er .txt achter staat. hoeft u er alleen op te dubbelklikken).
  5. Nu kunt u de tekst weer kopieëren en in uw bericht plakken.
  6. Gelukt? Dan mag het bestand gewist worden.

 
Moraal van dit verhaal: Doe zo nodig zelf iets meer moeite, om te voorkomen dat u al uw mede-abonnees ergernis, extra werk of onnodige kosten bezorgt.

Voor meer over E-mail mailing lists: zie het menu.

 
Boyd Noorda

© 9 februari 2006 Socia Media, Den Haag.
Gebruik of overname van deze tekst is alleen mogelijk na schriftelijke toestemming.
Een link maken naar deze pagina mag uiteraard wel.

menu | dDH